ส่งเอกสารระบุตัวตนในแอปข้อความ: รายการตรวจสอบการลบข้อมูลส่วนเกิน

เมื่อมีคนขอรูปบัตรประจำตัว หนังสือเดินทาง หรือไฟล์ที่มีข้อมูลระบุตัวตนของคุณในแชต การเลือกแอปส่งข้อความเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการตัดสินใจ คุณต้องรู้ให้ชัดว่า ข้อมูลใดจำเป็น ใครเป็นผู้รับ และกำลังจะส่งไฟล์ฉบับใดกันแน่ การเข้ารหัสแบบต้นทางถึงปลายทางไม่สามารถเรียกคืนข้อมูลส่วนเกินที่คุณส่งให้ผู้รับที่ได้รับอนุญาตไปแล้วได้

คู่มือนี้เป็นขั้นตอนปฏิบัติเพื่อลดการเปิดเผยข้อมูล ไม่ใช่คำแนะนำให้แก้ไขเอกสารราชการหรือคำรับประกันว่าจะป้องกันการนำไปใช้ในทางที่ผิดได้ หากกระบวนการที่ถูกต้องและน่าเชื่อถือกำหนดให้ใช้เอกสารฉบับสมบูรณ์ที่ไม่มีการแก้ไข ให้ตรวจสอบข้อกำหนดนั้นและช่องทางส่งอย่างเป็นทางการก่อน เพราะสำเนาที่ปิดทับข้อมูลไว้อาจไม่ได้รับการยอมรับ

ภาพปกเป็นภาพประกอบเชิงแนวคิดที่สร้างด้วยปัญญาประดิษฐ์ ไม่ใช่เอกสารระบุตัวตนจริง หน้าจอของผลิตภัณฑ์ หรือการสาธิตทางเทคนิคเกี่ยวกับการลบข้อมูล

1. ทำความเข้าใจความจำเป็นของคำขอก่อนเตรียมไฟล์

ถามผู้ขอว่าต้องการส่วนใดของเอกสารและนำไปทำอะไร ต้องการยืนยันคุณสมบัติบางอย่าง หรือจำเป็นต้องใช้ภาพทั้งฉบับจริง ๆ มีวิธียืนยันตัวตนอย่างเป็นทางการแบบอื่นหรือไม่ แค่ชื่อบริษัทที่คุ้นเคยหรือข้อความเร่งด่วนไม่ได้ตอบคำถามเหล่านี้

คุณอาจส่งข้อความสั้น ๆ ดังนี้:

กรุณาแจ้งว่าต้องใช้เอกสารนี้เพื่ออะไร ข้อมูลใดต้องคงให้อ่านได้ และช่องทางรับอย่างเป็นทางการคืออะไร ยอมรับสำเนาที่ปิดทับข้อมูลที่ไม่จำเป็นไว้หรือไม่

หลักการไม่ให้ข้อมูลเกินความจำเป็นปรากฏอยู่ใน คำแนะนำของรัฐบาลเนเธอร์แลนด์เกี่ยวกับสำเนาเอกสารระบุตัวตน เช่นกัน ตัวอย่างและกฎทางกฎหมายในนั้นใช้กับประเทศนั้น ไม่สามารถนำมาสร้างรายการตายตัวว่า «ข้อมูลใดลบได้» สำหรับทุกองค์กรหรือเอกสารระบุตัวตนของอิหร่าน

2. ยืนยันผู้รับผ่านช่องทางอื่นนอกเหนือจากข้อความนั้น

หากเป็นคำขอที่ไม่คาดคิด ให้ติดต่อองค์กรด้วยหมายเลขโทรศัพท์หรือเว็บไซต์ที่คุณรู้จักจากแหล่งอื่นอย่างเป็นอิสระ อย่าอาศัยเบอร์ติดต่อหรือลิงก์ในข้อความที่น่าสงสัยนั้น วิธีนี้สอดคล้องกับ คำแนะนำของ FTC เกี่ยวกับข้อความหลอกลวง

ชื่อที่แสดง รูปโปรไฟล์ และสัญลักษณ์แม่กุญแจไม่เพียงพอที่จะบอกว่าคำขอนั้นได้รับอนุญาต แม้แต่การเปรียบเทียบหมายเลขความปลอดภัยของแชตก็ช่วยตรวจสอบกุญแจที่ใช้สื่อสารเท่านั้น ไม่ได้ยืนยันว่าเจ้าของบัญชีเป็นพนักงานขององค์กรนั้นจริง หรือมีสิทธิ์รับเอกสารของคุณ

หากมีระบบรับเอกสารอย่างเป็นทางการ ให้ตรวจสอบที่อยู่และยืนยันจากแหล่งอิสระว่าระบบนั้นเป็นขององค์กรจริง แล้วพิจารณาใช้ช่องทางที่ยอมรับนั้น ข้อเสนอนี้ไม่ได้หมายความว่าทุกหน้าที่ใช้ HTTPS จะปลอดภัยโดยอัตโนมัติ

3. ทำงานบนสำเนาและเลือกวิธีลบข้อมูลให้เหมาะกับชนิดไฟล์

เก็บต้นฉบับแยกไว้ และสร้างสำเนาที่มีชื่อชัดเจนสำหรับส่ง ลบเฉพาะข้อมูลที่ไม่จำเป็นต่อคำขอนี้และผู้รับยอมให้ตัดออก ตรวจสอบหมายเลข ลายเซ็น ที่อยู่ รูปถ่าย ด้านหลังเอกสาร และหน้าอื่น ๆ ทีละส่วน ไม่มีส่วนใดที่ลบได้เสมอหรือจำเป็นเสมอไป

รูปภาพทั่วไป: แทนที่ด้วยพิกเซลทึบแสงทั้งหมดและส่งออกใหม่

สำหรับภาพนิ่ง พื้นที่ที่เลือกต้องถูกแทนที่ด้วยพิกเซลทึบแสงทั้งหมดจริง ๆ ในไฟล์ผลลัพธ์ อย่าอาศัยการเบลอ การทำภาพเป็นโมเสกพิกเซล หรือปากกาเน้นข้อความกึ่งโปร่งใส หลังแก้ไข ให้ส่งออกเป็นไฟล์ใหม่ที่เรียบง่าย เช่น PNG หรือ JPEG แล้วเปิดไฟล์ผลลัพธ์นั้นอีกครั้ง อย่าส่งไฟล์โครงการ เลเยอร์ หรือประวัติการแก้ไข คำแนะนำทางเทคนิคของ ICO เกี่ยวกับการลบข้อมูล อธิบายความแตกต่างระหว่างการปิดทับสิ่งที่มองเห็นกับการลบออกอย่างเชื่อถือได้

นามสกุลไฟล์รูปภาพเพียงอย่างเดียวไม่ได้รับประกันว่าไฟล์ไม่มีข้อมูลหลงเหลือ ข้อมูลที่อยู่นอกพื้นที่ที่เลือกหรือถูกเก็บไว้ในเมทาดาทาต้องได้รับการตรวจสอบแยกต่างหาก

PDF: สี่เหลี่ยมสีดำไม่ใช่สิ่งเดียวกับ Redact

รูปทรงสีดำอาจเพียงวางทับข้อความใน PDF โดยข้อความข้างใต้ยังเลือกหรือดึงออกมาได้ ใช้ฟังก์ชันที่ออกแบบมาอย่างชัดเจนสำหรับ Redact หรือการลบเนื้อหาอย่างถาวร จากนั้นใช้การลบกับส่วนที่ทำเครื่องหมายไว้และบันทึกไฟล์ฉบับสุดท้าย

ตาม เอกสารของ Adobe การลบเนื้อหาที่มองเห็นและการกำจัดข้อมูลที่ซ่อนอยู่เป็นคนละงานกัน ตรวจสอบเมทาดาทา เนื้อหาที่ฝังอยู่ และองค์ประกอบที่ซ่อนอยู่ด้วยฟังก์ชันกำจัดข้อมูลที่เหมาะสมของเครื่องมือนั้น การแปลงเป็น PDF หรือถ่ายภาพหน้าจอเพียงอย่างเดียวไม่ได้พิสูจน์ว่าลบข้อมูลทั้งหมดแล้ว

ไฟล์สำนักงาน: อย่าลืมการแก้ไขและข้อคิดเห็น

หากจะส่งไฟล์ Word หรือรูปแบบเอกสารสำนักงานอื่น ให้ตรวจสอบข้อคิดเห็น การติดตามการเปลี่ยนแปลง และข้อมูลผู้เขียนด้วย Document Inspector ของ Microsoft ช่วยตรวจสอบข้อมูลเหล่านี้ได้บางส่วน แต่มีข้อจำกัดและควรใช้กับสำเนา แม้ผลตรวจไม่พบสิ่งใด ก็ไม่ได้ทำให้การตรวจดูไฟล์ด้วยตาหมดความจำเป็น

ข้อมูลเดียวกันอาจปรากฏซ้ำในที่อื่น

การปิดทับหมายเลขที่มุมหนึ่งไม่เพียงพอ หากค่าเดียวกันยังปรากฏในส่วนอื่น เอกสารบางชนิดมีข้อมูลซ้ำในพื้นที่ที่เครื่องอ่านได้ บาร์โค้ด หรือ QR ตัวอย่างเช่น หน่วยงานด้านข้อมูลระบุตัวตนของเนเธอร์แลนด์ อธิบายว่าหนังสือเดินทางเนเธอร์แลนด์บางรุ่นมีหมายเลขระบุตัวตนซ้ำอยู่ใน QR ส่วนรหัสในเอกสารอื่นอาจมีเนื้อหาต่างกัน

หากผู้รับยอมรับ คุณอาจเขียนวัตถุประสงค์การส่ง ชื่อผู้รับ และวันที่ลงบนสำเนา ข้อความนี้เพียงช่วยระบุบริบทการใช้งาน สามารถถูกลบหรือสร้างขึ้นใหม่ได้ และไม่ได้ป้องกันการทำสำเนาอย่างแน่นอน อย่าใช้แทนการลบข้อมูลส่วนเกิน

4. ตรวจไฟล์ฉบับสุดท้ายที่บันทึกไว้ ไม่ใช่ภาพตัวอย่างในโปรแกรมแก้ไข

ปิดไฟล์ที่ส่งออกแล้วเปิดใหม่จากตำแหน่งที่บันทึกไว้ สำหรับเอกสารสำคัญ การให้คนที่ไว้ใจตรวจอีกครั้งอาจช่วยพบการเลือกผิดไฟล์หรือหน้าที่ตกหล่น แต่ก็ไม่ควรให้คนอื่นเพิ่มเข้ามาเห็นเอกสารฉบับเต็มโดยไม่จำเป็นเพียงเพื่อการตรวจนี้

ต้องตรวจอะไร	มองหาข้อผิดพลาดใด
ทุกหน้าและทั้งสองด้านของเอกสาร	หมายเลขหรือที่อยู่ที่ซ้ำกันแต่ยังไม่ได้ปิดทับในบางส่วน
ขยายดูบริเวณที่ลบข้อมูล	ตัวอักษรที่ยังอ่านได้ตามขอบหรือใต้ส่วนปิดทับกึ่งโปร่งใส
การเลือก ค้นหา และคัดลอกข้อความใน PDF	ข้อความที่ซ่อนอยู่ซึ่งยังดึงออกมาได้แม้มองเห็นเป็นสีดำ
ชื่อไฟล์ คุณสมบัติ และไฟล์แนบ	ข้อมูลระบุตัวตนส่วนเกิน ข้อคิดเห็น หรือไฟล์ที่ฝังไว้
ภาพขนาดย่อขณะแนบไฟล์	การเลือกต้นฉบับผิดแทนที่จะเป็นไฟล์ผลลัพธ์ที่ตรวจแล้ว

สิ่งเหล่านี้เป็นการตรวจเบื้องต้น การค้นหาหรือคัดลอกแล้วไม่พบข้อความไม่ได้พิสูจน์ด้วยตัวเองว่า PDF ที่ซับซ้อนถูกกำจัดข้อมูลครบถ้วนแล้ว สำหรับเอกสารที่อ่อนไหวมาก ให้ใช้เครื่องมือและความช่วยเหลือจากผู้เชี่ยวชาญที่เหมาะกับชนิดเอกสาร ตรวจสอบเมทาดาทาของรูปภาพและข้อมูลตำแหน่งแยกจากส่วนที่มองเห็นด้วย

อย่าอัปโหลดเอกสารระบุตัวตนจริงเพียงเพื่อทดลองเครื่องมือลบข้อมูลบนเว็บที่ไม่รู้จัก เริ่มจากไฟล์สมมติที่ไม่มีข้อมูลส่วนบุคคล แล้วตรวจสอบว่าประมวลผลที่ใดและเครื่องมือมีนโยบายเก็บรักษาข้อมูลอย่างไร

5. ส่งไฟล์ที่ตรวจแล้วในบทสนทนาที่ถูกต้อง

ก่อนส่ง ให้ตรวจชื่อบัญชี ประวัติการสนทนา และจำนวนผู้รับอีกครั้ง หากควรมีเพียงคนเดียวที่ได้รับเอกสาร กลุ่มทำงานหรือช่องสาธารณะไม่ใช่สิ่งทดแทนบทสนทนาเฉพาะนั้น คำบรรยายสั้น ๆ เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของไฟล์ก็เพียงพอ อย่าเขียนข้อมูลที่ลบออกจากรูปกลับลงไปในข้อความ

ตาม เอกสารความปลอดภัยปัจจุบันของ Livara ไฟล์และรูปภาพในแชตโดยตรง LVR1 และกลุ่มส่วนตัว LGS1 ที่เข้ากันได้จะถูกเข้ารหัสก่อนอัปโหลด ตรวจสอบสถานะของบทสนทนานั้นโดยเฉพาะ กลุ่มรุ่นเก่าที่ไม่เข้ากันอาจอยู่นอกขอบเขต E2EE และช่องต่าง ๆ เป็นพื้นที่เผยแพร่สาธารณะ การเข้าใจเส้นแบ่งระหว่างช่องสาธารณะกับแชตส่วนตัวจึงสำคัญต่อการเลือกนี้

การป้องกันนี้ไม่ได้ลบข้อมูลออกจากตัวเอกสาร และไม่ได้ป้องกัน การบันทึกหรือส่งต่อโดยผู้รับที่ได้รับอนุญาต บทความนี้ไม่ได้อ้างว่า Livara มีเครื่องมือ Redact ภายใน หรือกำจัดข้อมูลส่วนเกินในเอกสารให้คุณ สำหรับเส้นทางการส่งไฟล์ คุณยังสามารถอ่านคู่มือการเข้ารหัสรูปภาพและไฟล์แนบได้

6. จัดการสำเนาส่วนเกินหลังส่ง

บันทึกว่าคุณส่งฉบับใด เพื่อวัตถุประสงค์อะไร และให้ใคร โดยไม่จำเป็นต้องคัดลอกข้อมูลระบุตัวตนทั้งหมดซ้ำเพื่อทำบันทึกนี้ ถามผู้รับว่าจะเก็บไฟล์ไว้นานเท่าใดและจะส่งต่อให้ผู้อื่นหรือไม่

ทบทวนสำเนาชั่วคราวและสำเนาที่ไม่จำเป็นบนอุปกรณ์ของคุณ โดยคำนึงถึงความจำเป็นจริงในการเก็บเอกสาร การลบแชตหรือเปิดใช้ข้อความที่หายไปไม่ได้พิสูจน์ว่าสำเนาที่ผู้รับดาวน์โหลด ภาพหน้าจอ หรือข้อมูลสำรองถูกลบไปด้วย

หากส่งไฟล์ผิด การใช้ตัวเลือกลบที่มีและขอให้ผู้รับลบอาจช่วยได้ แต่อย่าถือว่าเป็นการเรียกคืนที่รับประกันผล หากพบสัญญาณการนำไปใช้ในทางที่ผิด ให้ดำเนินการผ่านช่องทางอย่างเป็นทางการขององค์กรที่เกี่ยวข้องหรือหน่วยงานที่เหมาะสมในพื้นที่ที่คุณอยู่ อย่าเพียงรอให้ข้อความหายไป

รายการตรวจสอบสั้น ๆ ก่อนกดส่ง

• เหตุผลของคำขอและข้อมูลที่จำเป็นชัดเจนแล้ว
• ฉันยืนยันผู้รับและช่องทางรับเอกสารจากแหล่งอิสระแล้ว
• ฉันทำงานบนสำเนาและไม่ได้เลือกต้นฉบับโดยผิดพลาด
• วิธีลบข้อมูลเหมาะกับชนิดไฟล์ และฉันตรวจไฟล์ผลลัพธ์ฉบับสุดท้ายแล้ว
• ฉันตรวจหน้าอื่น รหัส ชื่อไฟล์ และข้อมูลที่ซ่อนอยู่แล้ว
• บทสนทนาที่ถูกต้องและขอบเขตของผู้รับชัดเจนแล้ว
• ฉันรู้ว่าหลังผู้รับได้รับไฟล์แล้ว ฉันไม่ได้ควบคุมสำเนาทั้งหมดอย่างสมบูรณ์

หากข้อใดยังไม่ชัดเจน ให้หยุดก่อนส่ง การใช้เวลาตรวจสอบไม่กี่นาทีในขั้นนี้ง่ายกว่าการพยายามตามเก็บสำเนาเอกสารหลังจากเผยแพร่ไปแล้ว